Doorlooptijd aanvragen
24 uur
Van indiening tot goedkeuring, vroeger meerdere dagen via e-mail en papier.
Minder HR-opvolging
80%
Automatische workflows nemen het administratieve werk over van het HR-team.
Implementatietijd
8 weken
Van analyse tot productie, met basisworkflow al na 4 weken live.
Uitdaging
Versnipperd proces via e-mail, Excel en papier
Voor onze samenwerking werden verlofaanvragen bij UZA ingediend via e-mail, Excel-sheets en soms papieren formulieren. Dit leidde tot een ondoorzichtig proces waar niemand een volledig overzicht had.
Medewerkers wisten niet wat de status was van hun aanvraag. Leidinggevenden moesten actief opvolgen. HR had geen centrale rapportage.
Business impact
In een ziekenhuisomgeving met meerdere afdelingen en gevoelige personeelsdata was dit zowel een operationeel als een privacyrisico.
Analyse
Vier knelpunten blokkeerden elke efficiëntie
Aanvragen kwamen binnen via e-mail, Excel-sheets en papieren formulieren zonder centraal overzicht.
Medewerkers wisten niet wat de status was van hun verlofaanvraag.
Leidinggevenden verloren tijd aan manuele opvolging en herinneringen.
HR had geen realtime overzicht per afdeling, verloftype of periode.
De oplossing moest diep integreren met de bestaande Microsoft 365-omgeving: tools die medewerkers al dagelijks gebruiken, zodat de drempel zo laag mogelijk bleef.
Oplossing
Een geïntegreerde workflow in Microsoft 365
We ontwikkelden een modulaire verlofapplicatie bestaande uit drie SharePoint webparts. De kern bestaat uit SharePoint-lijsten en Power Automate flows die het volledige goedkeuringsproces automatiseren via Teams Adaptive Cards en e-mail.
01
Indienen
Medewerker dient verlof in via een formulier in Teams of SharePoint.
02
Goedkeuring
Leidinggevende ontvangt melding en keurt goed of af met één klik.
03
Rapportage
HR heeft realtime overzicht met filters per afdeling, type en periode.
04
Notificaties
Alle partijen ontvangen updates via Teams Adaptive Cards en e-mail.
Onze maatwerkoplossing
Voorbeeld van 3 webparts in een SharePoint oplossing
Webpart 1: Verlof aanvragen voor medewerkers
Medewerkers vragen hun verlof aan via een eenvoudige SharePoint webpart die aansluit op de bedrijfsstructuur. De aanvraag wordt opgeslagen in een SharePoint lijst, wat automatisch een approval-flow in Power Automate activeert. Leidinggevenden ontvangen via Teams of Outlook een melding om de aanvraag goed te keuren, af te keuren of af te wijzen. Bij sommige verloftypes is automatische goedkeuring mogelijk.
Webpart 2: Adminvoorbeeld & rapportage
Admins kunnen in een aparte webpart verlof aanvragen en goedkeuren namens leidinggevenden en werknemers, bijvoorbeeld bij ziekte. Daarnaast kunnen zij rapportages opvragen over het verlofgebruik per afdeling, met filters voor status en periode.
Webpart 3: Persoonlijk verlofoverzicht
Werknemers kunnen hun eigen verlofaanvragen en status inzien en beheren via een persoonlijke dashboard. Ze kunnen aanvragen bewerken of annuleren en volgen de status live op. Door strikte rechteninstellingen ziet iedereen enkel de eigen gegevens, en voor elke afdeling zijn aparte sites en lijsten ingericht.
De kracht van Microsoft 365
Deze oplossing is volledig gebouwd op de vertrouwde Microsoft 365 stack. Dankzij Power Automate verlopen alle goedkeuringsflows automatisch, MS Teams zorgt voor directe meldingen en gebruiksgemak in de werkplek van elke medewerker, en SharePoint Online fungeert als veilige en schaalbare centrale opslagplaats.
Door slim gebruik te maken van deze geïntegreerde tools ontstaat een krachtig ecosysteem dat niet alleen efficiënt verlofbeheer mogelijk maakt, maar ook klaar is voor toekomstige uitbreidingen zoals tijdsregistratie of koppelingen met payrollsystemen.
Veiligheid & schaalbaarheid
Privacy by design voor een ziekenhuisomgeving
De op maat gemaakte oplossing houdt rekening met afdelingsspecifieke rechten: medewerkers zien enkel hun eigen verlofgegevens.
Aparte SharePoint sites per afdeling voor strikte toegangscontrole.
Toegangsrechten op basis van Azure AD-rollen en -groepen.
Data blijft volledig binnen de Microsoft 365-tenant van de organisatie.
Modulaire webparts maken uitbreiding naar nieuwe afdelingen eenvoudig.
Resultaat
Efficiënter proces voor medewerkers én HR
Doorlooptijd verkort van dagen naar gemiddeld 24 uur.
80% minder administratieve opvolging door HR dankzij automatische flows.
Transparantie voor medewerkers: live status van aanvraag in Teams.
Tevredenheid gestegen bij HR, leidinggevenden én medewerkers.
Dankzij de schaalbaarheid kan de oplossing later eenvoudig uitgebreid worden met koppelingen naar payrollsystemen of tijdsregistratie.
Lessons learned
Wat we hieruit meenemen voor elk workflow-project
Integreer diep in bestaande tools: gebruik wat medewerkers al kennen (Teams, SharePoint).
Modulaire opbouw laat elke afdeling zijn eigen site en rechtenstructuur behouden.
Privacy by design: verlofgegevens zijn enkel zichtbaar voor de juiste personen.
Configuratie boven maatwerk: nieuwe flows en types toevoegen zonder herbuilden.
Faseer de uitrol: basisflow snel live, uitbreidingen iteratief toevoegen.
Toekomstpotentieel
Klaar voor uitbreiding
De modulaire opbouw maakt de oplossing klaar voor volgende stappen. Nieuwe verloftypes, afdelingen of integraties kunnen toegevoegd worden zonder de kern te herbouwen.
Payroll-koppeling
Automatisch verloftotalen doorzetten naar salarissystemen.
Tijdsregistratie
Goedgekeurde verloven automatisch registreren in aanwezigheidssystemen.
Meer afdelingen
Nieuwe SharePoint sites en flows uitrollen via bestaand sjabloon.
Takeaway
Digitaliseer processen die medewerkers al kennen in plaats van iets nieuws op te leggen.
Door binnen Teams en SharePoint te werken was de adoptie vrijwel onmiddellijk. Geen training, geen weerstand — alleen een beter proces op hetzelfde scherm.
Veelgestelde vragen over de verlofaanvraag-applicatie
Is Microsoft 365 verplicht om deze oplossing te gebruiken?
De huidige implementatie maakt gebruik van SharePoint Online en Microsoft Teams, en vereist dus een Microsoft 365-licentie. Het is echter technisch mogelijk om de kernapplicatie te koppelen aan andere HR-systemen of communicatieplatformen zoals Slack of een eigen intranetsysteem.
Hoelang duurde de implementatie en uitrol?
Na de analyse- en ontwerpfase werd de applicatie in fasen uitgerold. De totale doorlooptijd van analyse tot productie bedroeg ongeveer 8 weken. Kritische e-mailnotificaties en de basisworkflow waren al na 4 weken functioneel.
Kunnen aanvraagtypes en goedkeuringsflows aangepast worden?
Ja. Het systeem is zo gebouwd dat nieuwe verloftypes, goedkeuringsniveaus of delegatiescenario's kunnen toegevoegd worden via configuratie, zonder de kernapplicatie te moeten herbouwen.
Hoe veilig zijn de verlofgegevens?
Alle data blijft binnen de Microsoft 365-tenant van de organisatie. Toegang is gebaseerd op Azure AD-rollen en rechten. Verlofgegevens zijn enkel zichtbaar voor de aanvrager, zijn of haar manager, en HR.
Is een gelijkaardige oplossing ook mogelijk voor ons bedrijf?
Absoluut. Of je nu werkt met 20 of 2000 medewerkers — een geautomatiseerd verlofbeheersysteem bespaart administratieve tijd en verhoogt de transparantie. We starten altijd met een gratis intake om jouw specifieke situatie te bespreken.
