Van PDF-leveringsbon naar traceerbare stock in seconden
Hoe AI in onze HACCP-toepassing manueel overtypen elimineert — van uploaden tot traceerbaarheid in één bevestiging.
Het probleem: elke levering manueel overtypen
In een horecazaak of voedingsbedrijf arriveert elke dag een stapel leveringsbonnen. Elke bon vermeldt leverancier, datum, factuurreferentie en een lijst producten — elk met lotnummer, vervaldatum, hoeveelheid en eenheid. Dat manueel overtypen in een stockbeheersysteem kost kostbare tijd en introduceert fouten precies waar ze het meest pijnlijk zijn: in uw HACCP-registraties.
In onze maatwerk HACCP-applicatie hebben we dit probleem opgelost met een AI-module die de leveringsbon automatisch uitleest en verwerkt. De gebruiker laadt de PDF op, bevestigt de extractie en de stockregistratie is klaar — inclusief loten, traceerbaarheid en stockevents.
Hoe het werkt: van PDF naar stockregistratie in 3 stappen
PDF uploaden
De gebruiker uploadt de leveringsbon als PDF in de applicatie. Het formaat maakt niet uit — gescannd document of digitale PDF, het systeem verwerkt beide.
AI leest & extraheert
Een LLM leest de volledige bon uit: leverancier, datum, factuurreferentie en alle artikellijnen — elk met productnaam, lotnummer, vervaldatum, hoeveelheid en eenheid. De gestructureerde data wordt ter bevestiging voorgelegd.
Bevestigen & opslaan
Na één bevestigingsklik slaat het systeem de levering op, maakt het loten aan of werkt ze bij, registreert stockevents en heeft de traceerbaarheid automatisch op orde.
Slim producten matchen met betrouwbaarheidsscores
Niet elke productnaam op een leveringsbon komt exact overeen met de naam in uw productcatalogus. Daarom gebruikt het systeem een gedifferentieerde matchinglogica — en toont het altijd duidelijk hoe zeker het is over elke match.
De naam op de leveringsbon komt exact overeen met een product in de catalogus. De match wordt automatisch doorgevoerd.
De naam lijkt op een bestaand product maar is niet identiek. De gebruiker ziet beide namen en bevestigt of corrigeert de koppeling expliciet.
Het systeem vindt geen overeenkomstig product. De originele naam wordt getoond; de gebruiker koppelt het aan een bestaand product of maakt een nieuw product aan.
Lage-betrouwbaarheidsmatches worden altijd expliciet gemarkeerd in de bevestigingsweergave. De gebruiker behoudt volledige controle — het systeem suggereert, de mens beslist.
Na één bevestigingsklik: alles automatisch op orde
Levering opgeslagen
De leveringsbon wordt als volledige levering geregistreerd — gekoppeld aan de leverancier, met datum en factuurreferentie. Volledig doorzoekbaar en auditeerbaar.
Loten aangemaakt of bijgewerkt
Per productregel worden loten aangemaakt met het lotnummer en de vervaldatum van de bon. Bestaande loten worden bijgewerkt als het lotnummer al bekend is.
Stockevents geregistreerd
Elke productregel genereert een stockevent met hoeveelheid en eenheid. Uw voorraad wordt realtime bijgewerkt — geen dubbele invoer, geen handmatige correcties.
Traceerbaarheid automatisch
Elk lot is traceerbaar van leverancier tot gebruik. HACCP-inspecteurs kunnen de volledige keten in seconden opvragen — zonder te zoeken in papieren dossiers.
POS-synchronisatie: discrete eenheden bewaakt met conversiefactoren
Na de stockregistratie synchroniseert het systeem met het kassasysteem (POS). Discrete producten — dozen, flessen, stuks — worden via conversiefactoren correct gesynchroniseerd. Een doos van 12 flessen wordt automatisch omgezet naar 12 eenheden in het kassasysteem.
Bewuste keuze
Gewichtsproducten — zoals vlees per kg of vloeibare ingrediënten — worden bewust buiten de POS-synchronisatie gehouden. Gewichtsbeheer vereist meetapparatuur en real-time weging; automatische synchronisatie zou hier meer fouten dan winst opleveren. Het systeem communiceert dit transparant aan de gebruiker.
De drie problemen die deze AI-module oplost
Minder administratieve last
Leveringsbonnen verwerken neemt met 80 à 90% minder tijd in beslag. Geen manueel overtypen meer — de energie gaat naar uw bedrijf, niet naar data-invoer.
Betere datakwaliteit
AI maakt geen typefouten. Lotnummers, vervaldatums en hoeveelheden worden exact overgenomen uit de originele bon. Minder fouten, betere stockinformatie.
Sterkere compliance
HACCP-traceerbaarheid is geen manuele opdracht meer, maar een automatisch bijproduct van elke levering. U bent altijd inspectieклaar zonder extra registratiewerk.
Meer AI in maatwerksoftware
Naast documentverwerking bouwt M&E Care & IT ook agentic AI-workflows en LLM-integraties in bestaande applicaties. Bekijk alle AI-diensten of ontdek onze aanpak voor op maat gemaakte software.
Veelgestelde vragen
Welk AI-model leest de PDF-leveringsbonnen uit?
Wat als een product op de leveringsbon niet wordt herkend?
Hoe zit het met GDPR en de verwerking van leveringsbonnen?
Kan dit worden gebouwd voor mijn eigen applicatie of ERP?
Werkt dit ook voor andere documenten, zoals facturen of bestellingen?
Benieuwd hoe PDF-automatisering werkt voor jouw applicatie of horecazaak?
Plan een vrijblijvende digitale kennismaking met Mitch en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.